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La conservazione dei documenti elettronici

Pubblicato da in Fisco ·
Tags: Fatturaelettronica
Come noto, i documenti fiscali possono essere conservati in modalità cartacea (analogica) ovvero informatica (elettronica).

Tale ultima modalità è obbligatoria, in particolare, per le fatture elettroniche emesse alla P.A., con decorrenza dal 6.6.2014 con riferimento alle operazioni poste in essere nei confronti di Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali previdenziali ed assicurativi (INPS, INAIL, INARCASSA, CNAPDC, ecc.) e dal 31.3.2015 nei confronti delle altre Amministrazioni Pubbliche nonché delle Amministrazioni locali (Comuni, Province, ecc.).

In base a quanto disposto dall'art. 39, comma 3, D.P.R. n. 633/72:
·\tle fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica nel rispetto delle regole individuate da un apposito Decreto;
  • le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente;
  • il luogo di conservazione delle fatture elettroniche può essere situato in Italia ovvero in un altro Stato;
  • il soggetto che conserva le fatture elettroniche deve consentire, ai fini dei controlli, l'accesso automatizzato all'archivio nonché garantire che i documenti ed i dati nello stesso contenuti siano stampabili e trasferibili su un altro supporto informatico.

La conservazione elettronica può essere effettuata:
  • direttamente dal contribuente;
  • dal soggetto depositario delle scritture contabili;
  • da un soggetto terzo.

Recentemente l'Agenzia delle Entrate ha fornito un interessante chiarimento relativamente all'ipotesi in cui la conservazione dei documenti elettronici sia effettuata da un soggetto terzo, diverso dal contribuente e dal depositario delle scritture contabili.

Conservazione elettronica

Con il D.M. 17.6.2014 in attuazione di quanto stabilito dal comma 3 del citato art. 39, si è disposto, tra l'altro, che:
  • i documenti informatici devono essere conservati con modalità che consentano il rispetto delle disposizioni del Codice civile, del Codice dell'Amministrazione digitale e delle relative regole tecniche nonché delle altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
  • il contribuente deve comunicare l'effettuazione della conservazione elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nel mod. UNICO dell'anno di riferimento. In particolare, nel mod. UNICO 2015 la modalità di conservazione utilizzata per i documenti fiscali va evidenziata in un apposito rigo presente nel quadro RS.

Va altresì considerato che, secondo quanto previsto dall'art. 35, D.P.R. n. 633/72, il luogo di tenuta e conservazione dei libri, registri, scritture e altri documenti deve risultare dalla dichiarazione di inizio attività (mod. AA7 / AA9), da "aggiornare" in caso di variazione dello stesso.

Come evidenziato dall'Agenzia nella Risoluzione n. 81/E/2015, per effetto del combinato disposto dei citati artt. 35 e
39:
  • il soggetto che emette/riceve le fatture elettroniche può conservare le stesse in Italia ovvero all'estero, in Stati con i quali esiste uno strumento giuridico che disciplina la reciproca assistenza;
  • l'effettuazione della conservazione elettronica nell'anno di riferimento va comunicata tramite il mod. UNICO;
  • in caso di controllilverifiche è obbligatorio rendere leggibili ed accessibili i documenti sia dalla sede di svolgimento
  • dell'attività sia dal diverso luogo in cui gli stessi sono collocati, previa dichiarazione ex art. 35, D.P.R. n. 633/72.

Luogo di conservazione

Come evidenziato nella Risoluzione n. 81/E/2015, il luogo di conservazione delle scritture contabili individuato dal citato art. 35, originariamente riferito ai documenti cartacei "e, quindi, sostanzialmente coincidente con il concetto di «deposito» - deve necessariamente tenere conto del processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti".

A tal fine va considerato che, nell'ambito di tale processo, il soggetto "conservatore" corrisponde con colui che effettua "solo il processo di «conservazione elettronica» dei documenti fiscali".
Lo stesso può, quindi, non coincidere con il depositario delle scritture contabili, ossia con il soggetto che, come evidenziato dall'Agenzia, "gestisce la contabilità e che, ai fini fiscali, assume specifiche responsabilità".

In tal caso, posto che:
  • gli estremi identificativi del conservatore sono riportati nel manuale della conservazione;
  • in caso di accesso / verifica della documentazione fiscale, compresa quella che garantisce l'autenticità e l'integrità delle fatture elettroniche, è visionata e acquisita direttamente presso la sede del contribuente ovvero del depositario delle scritture contabili;
  • non è necessario comunicare all'Agenzia delle Entrate i dati del conservatore tramite il mod. AA7 / AA9.

Di conseguenza, l'effettuazione della conservazione elettronica da parte di un soggetto terzo richiede esclusivamente l'indicazione nel quadro RS del mod. UNICO (codice "1").


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